「紙の書類なんてまだあるの？」と思われる方もいるかもしれませんが、実際の現場では、まだまだ“紙”が必要なやり取りが存在しています。
- 銀行の届出印を押してもらう
- 契約書や申請書への署名をもらう
- 社判の押印が必要な書類のやり取り
これらは今でもレターパックでの郵送が中心です。
しかし、毎回、宛名や送り主を書いたり、返信用封筒を準備したりするのは手間がかかります。
その「手書きのひと手間」こそ、少しの工夫でぐっと楽になります。
私が実践しているアナログ業務の効率化
宛名・送り主はラベル化
頻繁にやり取りするお客様や取引先の住所は、シールにしておいてラベルプリンターで印刷。
毎回の記入時間がゼロになりました。
書類スタンプの活用
レターパックの「品名」欄には、毎回「書類」と記入。
これもスタンプにして、押すだけに。
また、「こちらにご署名ください」「ご捺印ください」といったメッセージもスタンプ化しています。
Notion＋Zapierで送信履歴の管理
送信したレターパックの記録は、Notionのデータベースで一覧化。
追跡番号・送信先・内容などを記録しておくことで、「送った」「届いていない」といった認識のズレを防ぎます。
さらにZapierを使って、Notionに新しい送信データを入力したとき、Gmailで自動通知が届くようにしています。
「○○様へ△△を送付しました（レターパック番号：XXXX）」というメールが自動で送られるので、関係者全員がリアルタイムで共有できます。
アナログでも、仕組み化で“時間を取り戻す”
封入作業や記録作業にかかる時間は、積み重なると大きな負担です。
書類の送付に1件30分かかることもあります。
しかし、仕組みを整えれば、10分以下に短縮することも可能です。
完全ペーパーレスが難しいからこそ、アナログな部分も“効率化の対象”に。
効率化の目的は、ラクすることではなく、「人にしかできない仕事」に集中するための時間をつくること。
アナログ×デジタルのハイブリッドで、現場のストレスを減らしながら、丁寧に仕事をしていきましょう。
