独立して一人で仕事を回すようになってから、「限られた時間でいかに成果を出すか」が大きなテーマになりました。

案件をこなしつつ、自分の経理や事務所運営も同時に行わなければなりません。

そんな中で大きな助けとなっているのがChatGPTです。

単なる流行りのAIツールではなく、実際の業務の中に組み込むことで、確実に時間を生み出し、精神的な余裕も与えてくれる存在になっています。

今回は、私が事務所で実際に使っている3つの活用事例をご紹介します。

1. Gmail要約とリマインダーで「メール漬け」から脱却

独立当初、気づけば1日の大半をメールチェックに使ってしまうことがありました。

メールが来るたびに開いて対応していると、集中が途切れて作業効率が大きく落ちてしまいます。

そこで導入したのが、GmailとChatGPTのコネクター連携です。

午前と午後の1日2回、受信メールを要約してもらう仕組みを作りました。

要約には「対応が必要かどうか」も含まれるので、開封前におおよその優先度が把握できます。

もちろん最終的にはメールをしっかり読む必要がありますが、メールを気にする回数が減り、業務のリズムを崩さなくなりました。

2. 報告書作成プロンプトでスピードと精度を両立

次に取り入れたのは、試算表や仕訳帳から報告書の基礎データを作成するプロンプトです。

会計ソフトからCSVを出力し、ChatGPTに取り込ませることで、前期比較や資金繰り、財務指標などを定型フォーマットで整理できます。

以前はWordやPowerPointに手入力で作成していましたが、ChatGPTを活用することでベース作成の時間が大幅に短縮。

数字の整合性確認や内容のブラッシュアップに集中できるようになりました。

AIによる自動化は便利ですが、誤計算やデータの拾い間違いがゼロではありません。

最終チェックは必須です。

しかし、ゼロから作るよりも格段にスピードと精度が向上し、顧客への報告書も以前より整った形で仕上げられるようになりました。

3. 日報嫌いを克服！やったことリストの分析

勤務時代、私は日報が大の苦手でした。

単なる義務であり、上司から指摘を受けるためのツールのように感じていたからです。

しかし独立後は、工数管理や採算分析のために「自分自身の行動を可視化する必要性」を痛感しました。

そこでNotionにやったことリストを記録し、ChatGPTにCSVを読み込ませて分析する仕組みを作成。

1日の時間配分を見える化し、さらに一言コメントをもらえるようにしました。

返ってくるのは「今日はこの部分を頑張りましたね」などのポジティブなフィードバック。

これによって、日報が単なる作業ではなく「振り返りの楽しみ」に変わり、継続できるようになったのです。

まとめ：AIは「相棒」になれる

メール、報告書、日報。

これらの業務でChatGPTを活用することで、単なる効率化以上の効果を感じています。

精神的な余裕が生まれ、仕事のリズムが安定し、モチベーションも維持できるようになりました。

一人で仕事をしているようで、一人じゃない。

ChatGPTは、そんな「相棒」のような存在です。

今後も試行錯誤しながら、AIと二人三脚で事務所運営を進めていきたいと思います。