はじめに
独立・開業すると、上司や会社のルールに縛られず自由に仕事ができる一方で、「今日何をやったか思い出せない」という悩みを抱える人も少なくありません。
私自身、会社員時代は日報や業務報告が大嫌いで、1か月まとめて書いたりと「厄介者」だったと思います（笑）。
しかし独立してからは、やったことを可視化できないとお客様への説明に説得力がなくなることに気づきました。
業務時間の記録は、自分の時間の使い方を振り返るためにも必須です。
そこで活用したのが Notionの「やったことリストDB」 です。
今回は、その中でも特に便利な TODOリストから「やったことリスト」への自動転記 の方法を解説します。
Notionを選んだ理由
紙やExcelでも「やったことリスト」は作れますが、Notionを使うメリットは次の通りです。
- クラウド共有：PC・スマホ・タブレットからすぐに入力できる
- DBとしての柔軟性：開始時間や顧客名など、自由にプロパティを設計可能
- オートメーション機能：Zapierや公式ワークフローと連携できる
この柔軟性が、日報や業務報告の仕組み化にぴったりでした。
課題：二重入力のわずらわしさ
当初は「やったことリストDB」に直接入力していましたが、
- TODOリスト
- スケジュールDB
- 郵便物管理DB
など業務ごとにDBを行き来する必要があり、同じ内容を二重入力する手間が生じていました。
その結果、TODOは更新するけれど、やったことリストには書かれていない…という状態が頻発。
「これでは続かない」と感じ、オートメーションによる自動転記を導入しました。
仕組みの概要
- TODOリストにチェックを入れると、自動的に「やったことリスト」に転記
- 終了時間・内容・顧客名などのプロパティも一緒に引き継ぐ
- 忙しい日でも、最低限の記録が残る
これにより、少し思い出すだけで日報を埋められる環境ができました。
実装ステップ
1. データベース設計
- TODO DB：やることを記録（期日・担当・カテゴリなど）
- やったことDB：完了済みタスクを集約（終了時間やコメントも）
- 1つのDB内でビューを分ける運用も可能です。
2. プロパティ設定
- チェックボックス（完了フラグ）
- 更新日時（転記トリガー）
- 顧客名・作業場所・カテゴリ・コメントなど自由に追加
3. オートメーション設定
- Notion公式ワークフローを利用
- もしくはZapierで「チェック済みタスクを別DBに転記」するルールを作成
4. 実際の画面イメージ
- TODOリスト（チェック前）
- ✅ チェック後、自動でやったことリストに転記
導入後の効果
実際に導入して感じた効果は大きく3つあります。
- 自己肯定感UP
- 「今日やったこと」が自動で積み上がるので、達成感を得られる
- 日報・業務報告がラクになる
- 1日5分程度で振り返りが完了
- 士業・フリーランスでも続けられる
- 忙しい日でも最低限のログが残るので、後から思い出しやすい
応用例
この仕組みは、やったことリストだけでなく他の業務にも応用可能です。
- 月次レポート：1か月分のやったことリストを集計して自動生成
- 顧客別レポート：顧客名プロパティで絞り込み、関与先別の作業ログを抽出
- チーム管理：スタッフがTODOをチェックするだけで作業実績が記録される
これにより、タスク管理・日報・月次報告まで一気通貫のフローが出来上がります。
まとめ
- 独立後は「やったことを可視化する仕組み」が欠かせない
- Notionのオートメーションを使えば、TODOとやったことの二重管理を解消できる
- 自然に業務の見える化が進み、日報や月次報告にも応用できる
Notionを業務に取り入れることで、毎日の積み重ねを仕組み化し、効率化と安心感を同時に得られます。
ぜひ一度、仕組みを導入してみてください。
