【Notion × Zapier】郵送DBを自動化する方法｜税理士が実務で使う設定例

税理士業務では、郵送物の管理は意外と手間がかかります。
特に、決算書や申告書をレターパックで送る場合、追跡番号や発送日を記録し、送付完了のメールをお客様に送る──。
これを毎回手作業で行っていると、地味ながら時間を取られてしまいます。

どうしても郵便物はペーパーレス化の時代であっても完全にはなくならないんですよね。

そこでこの記事では、私が実際に運用している
「Notion × Zapierによる郵送DB自動化」 の仕組みを紹介します。

登録した瞬間に「Gmailで自動通知」。
郵送履歴もNotionで一覧管理。
チーム全員が発送状況をリアルタイムで把握できるようになります。

郵送DBをNotionで作る理由

紙の台帳やスプレッドシートでは、
「発送済み」「到着済み」などのステータス管理が曖昧になりがちです。
特に複数人で業務を分担する場合、「誰がいつ送ったのか」が分からなくなりやすい。

Notionでは、

• データベースで発送履歴を一元管理
• Zapier連携でメール送信を自動化
• 履歴を顧客DBとRelationで紐付け

これにより、郵送履歴が“生きた情報”として活用できます。

郵送DBの基本設計（プロパティ構成）

💡 ポイント

• 発送データを入力するだけで、自動的にGmailが送信される仕組みを構築します。
• 顧客DBとRelationで紐付けておけば、「どの顧客に何をいつ送ったか」が一目でわかります。

Zapierとの連携設定

Zapierを使うことで、「Notionにレコード追加」→「Gmail自動送信」を自動化できます。

🔧 設定手順（概要）

1. Zapierで新しいZapを作成

• Trigger：Notion → New Database Item
• Database：郵送DBを選択

1. ActionでGmailを設定

• Action：Send Email
• 宛先：送付先のメールアドレス（顧客DBのRelationから取得可）
• 件名：【送付完了】{{顧客名}}様／発送のご案内
• 本文： {{顧客名}}様 以下の書類を発送いたしました。 発送日：{{発送日}} 内容物：{{内容物}} 追跡番号：{{追跡番号}} 到着まで今しばらくお待ちください。
• 署名：事務所名＋連絡先

1. ZapをONにしてテスト送信

• Notionで新しいレコードを追加すると、自動でメールが送られます。

応用：Slack・スプレッドシート連携

Zapierをさらに活用すると、以下のような拡張も可能です。

• Slack通知
  郵送DBに登録されたら、チームチャンネルに自動投稿。

例：「○○株式会社への発送を完了しました（担当：山川）」

• Googleスプレッドシート連携
  郵送履歴をバックアップとして自動記録。
  万一Notionがトラブルになっても履歴が残ります。

注意点（実務で使ってわかったこと）

• Zapierの無料プランでは15分の遅延が発生します。
  即時通知が必要なら有料プラン（Starter以上）を検討。
• GmailのAPI制限（1日100通程度）に注意。
  大量発送がある月は、件数を分けて登録するのが安全です。
• Notion側のDB構成が変わるとZapierが連携を失うことがあります。
  プロパティ名を変えるときは慎重に。

メリットまとめ

まとめ

Notion × Zapierを組み合わせることで、
郵送履歴の「登録・通知・記録」が完全に自動化されます。

この仕組みは、郵送以外にも応用可能です。
たとえば「納税案内」「決算報告」「年末調整通知」などにも転用できます。

💬 最後に

効率化は「大きな仕組み」からではなく、「小さな自動化」から。
郵送DBの自動化は、日常業務の中で最も効果が実感しやすい部分です。

Notionを使いこなすことで、
“紙とエクセルに縛られない事務所運営” が少しずつ実現していきます。

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