最近、チャットやメールなど「文字だけ」で仕事が進む場面が増えましたよね。
便利な反面、“言葉足らず”が原因で誤解を生むケースも多くなりました。
電話よりも効率的なようでいて、実は「伝える力」が問われる時代。
今日は、そんな“テキストコミュニケーションの落とし穴”と、“伝わる文章の書き方”について書いてみます。
文字で伝える時代の落とし穴
私は基本的に、電話よりもチャットやメールでのやり取りを好みます。
なぜなら、
- 記録が残る
- 相手の時間を奪わない
- 後で読み返せる
…というメリットがあるからです。
しかし一方で、“言葉足らず”による誤解や行き違いが起こりやすいのも事実です。
実際にあったケース
たとえば、こんなやり取りがありました。
Aさん「データの取り込みがうまくできません。見てもらえませんか？」
私「どのデータをどのように取り込もうとしたんですか？」
Aさん「（ファイル名だけ添付）」
これ、意外と多いパターンです。
本人の中では「説明したつもり」でも、受け取る側には情報が足りず、何度も質問の往復が必要になります。
でも、もし最初にこう書いてくれていたら——
「会計ソフトに立て替えた経費のExcelを取り込もうとしましたが、うまくできません。見てもらえませんか？」
…たった一文で、状況がすぐに伝わります。
“心の中で言っていること”を文章にするだけで、やり取りが2行で済むんです。
文章に「背景」を添える
私は昔、説明不足のメールでお客様を怒らせてしまったことがあります。
それ以来、どんなに回りくどくても、背景や理由を添えて書くようにしています。
たとえば、
- 「なぜその依頼をしているのか」
- 「どんな経緯でその判断に至ったのか」
これを一文入れるだけで、伝わり方が全く違います。
それでも伝わらないときは「声」に戻す
もちろん、文字だけで限界を感じる場面もあります。
そんなときは、あえて電話を使うのも大切です。
特に、感情が関わる話や微妙なニュアンスが必要なときは、
「声のトーン」でしか伝わらない情報がたくさんあります。
大事なのは、文字と声のバランス。
文字は正確さ、声は温度感。両方を使い分けるのが理想です。
まとめ
テキストでのやり取りが主流になった今だからこそ、
「言葉足らず」はコミュニケーションコストを増やします。
文章で伝える力とは、相手への“思いやり”でもあります。
少しだけ丁寧に書く。少しだけ背景を添える。
その積み重ねが、信頼を生むのだと思います。
🪶 今日のひとこと
声が届かない時代だからこそ、言葉に心を乗せよう。
